Informationen zum Datenschutz im Bewerbermanagement nach Art. 13 DSGVO

Im Beschäftigungsverhältnis werden personenbezogene Daten von Ihnen erhoben. Wir sind daher aufgrund der Neuregelungen in der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verpflichtet, Sie nach Art. 13 ff. DS-GVO über Folgendes zu informieren:

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Lebenshilfe Amberg-Sulzbach e. V.

Fallweg 43
92224 Amberg
Deutschland
Tel.: +49 9621 308-0
Fax: +49 9621 3081299
Webseite: www.lebenshilfe-amberg.de
E-Mail: info@lebenshilfe-amberg.de

Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten sind:

Herr Bernhard Bock, Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg
Tel.: 09 41 – 29 86 93-0
Fax: 09 41 – 29 86 93-16
E-Mail: anfragen@projekt29.de
https://www.projekt29.de/

 

2. Welche Daten werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen diese Daten?

Ihre Daten werden im Rahmen des Einstellungsprozesses bzw. zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erhoben und verarbeitet.

 Zu den erforderlichen Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (v.a. Vor- und Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit), Ihre Kontaktdaten (v.a. private Anschrift, Mobil- und Festnetznummer, E-Mail-Adresse), sonstige Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis, wie z. B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Skill-Daten, Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten, Steueridentifikationsnummer, besondere Gesundheitsdaten und ggf. Vorstrafen) sowie Protokolldaten, die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallen.

Ihre personenbezogenen Daten werden überwiegend direkt bei Ihnen erhoben. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften werden Ihre Daten teilweise aber auch bei anderen Stellen, wie z. B. dem Finanzamt zur anlassbezogenen Abfrage von steuerrelevanten Informationen, der Krankenkasse zur Information über Arbeitsunfähigkeitszeiten oder ggf. bei sonstigen Dritten, wie z.B. einer Stellenvermittlung oder aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken) erhoben.

 

3. Wer erhält meine Daten?

Interne Empfänger

Ihre personenbezogenen Daten erhalten innerhalb unseres Unternehmens nur die Personen, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen, wie die Personalabteilung, die Buchhaltung, der Fachbereich, der Betriebsrat oder die Schwerbehindertenvertretung.

Externe Empfänger und Dienstleister

Sofern wir für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten Dienstleistern einsetzen, erhalten diese ebenfalls die erforderlichen Daten.

Es handelt sich hierbei um folgende Dienstleister: Externe DSGVO konforme Entsorgungsunternehmen, externe EDV-Dienstleister. Weiterhin setzen wir zur Verwaltung der Bewerbungen eine Bewerbermanagement-Software (Cloud-Lösung) ein. Die Verarbeitung der Bewerbungen findet dabei nur auf EU-Servern statt. Mit dem Anbieter der Software haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Außerhalb des Unternehmens übermitteln wir Ihre Daten an weitere Empfänger, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Hierbei handelt es sich insbesondere um die Sozialversicherungsträger, die Krankenkasse, die Rentenversicherung, berufsständische Versorgungseinrichtungen, die Agentur für Arbeit, die Berufsgenossenschaft, die Finanzbehörden, Unfall – und Haftpflichtversicherungen, Gerichte, Banken, zuständige Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung oder vermögenswirksame Leistungen gewährleisten zu können, Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen oder Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz.

 

4. Werden personenbezogene Daten an ein Drittland übermittelt?

Ihre Daten werden nicht in ein Drittland übermittelt.

 

5. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung sämtlicher maßgeblicher Gesetze, wie z.B. der DS-GVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Betriebsverfassungsgesetzes, des Arbeitszeitgesetzes.

Die Datenverarbeitung dient der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Maßgebliche Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG. Daneben können Kollektivvereinbarungen (Konzern-, Gesamt- und Betriebsvereinbarungen sowie tarifvertragliche Regelungen) gem. Art. 6 Abs. 1 b) i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 4 BDSG sowie ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 a), 7 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG (z.B. bei Videoaufnahmen) als datenschutzrecht-liche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.

Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z.B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder zu der internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DS-GVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehinderten-abgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h) i.V.m. § 22 Abs. 1 b) BDSG erforderlich sein.

Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z.B. betriebliches Gesundheitsmanagement).

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

 

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Bei Zurückweisung Ihrer Stellenbewerbung erfolgt die Löschung der von Ihnen übermittelten Daten sechs Monate nach Bekanntgabe der Zurückweisung. Dies gilt nicht, wenn aufgrund gesetzlicher Erfordernisse (beispielsweise der Beweispflicht nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) eine längere Speicherung notwendig ist oder wenn Sie einer längeren Speicherung in unserer Interessenten-Datenbank ausdrücklich zugestimmt haben.

Die Speicherdauer der erhobenen Daten beschränkt sich auf das Beschäftigungsverhältnis. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden die Daten entsprechend der gesetzlichen bzw. behördlichen Aufbewahrungsfristen, die sich u.a. aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben, gespeichert und dann gelöscht. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei bzw. bis zu 30 Jahren aufbewahrt werden, wenn Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können.

 

 7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit und auf Beschwerde gemäß den Voraussetzungen des Datenschutzrechts.

 Recht auf Auskunft:

Sie können von uns eine Auskunft verlangen, ob und in welchem Ausmaß wir Ihre Daten verarbeiten.

Recht auf Berichtigung:

Verarbeiten wir Ihre Daten, die unvollständig oder unrichtig sind, so können Sie jederzeit deren Berichtigung bzw. deren Vervollständigung von uns verlangen.

Recht auf Löschung:

Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern wir diese unrechtmäßig verarbeiten oder die Verarbeitung unverhältnismäßig in Ihre berechtigten Schutzinteressen eingreift. Bitte beachten Sie, dass es Gründe geben kann, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen, z.B. im Fall von gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten.

Unabhängig von der Wahrnehmung Ihres Rechts auf Löschung, werden wir Ihre Daten umgehend und vollständig löschen, soweit keine diesbezügliche rechtsgeschäftliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:

Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn

  • Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen.
  • die Verarbeitung der Daten unrechtmäßig ist, Sie aber eine Löschung ablehnen und stattdessen eine Einschränkung der Datennutzung verlangen,
  • wir die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigen, Sie diese Daten aber noch zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, oder
  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt haben.

Recht auf Datenübertragbarkeit:

Sie können von uns verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und dass Sie diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln können, sofern

  • wir diese Daten aufgrund einer von Ihnen erteilten und widerrufbaren Zustimmung oder zur Erfüllung eines Vertrages zwischen uns verarbeiten, und
  • diese Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Bei technischer Machbarkeit können Sie von uns eine direkte Übermittlung Ihrer Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

Widerspruchsrecht:

Verarbeiten wir Ihre Daten aus berechtigtem Interesse, so können Sie gegen diese Datenverarbeitung jederzeit Widerspruch einlegen; dies würde auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling gelten. Wir verarbeiten dann Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Beschwerderecht:

Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen aufklären zu können. Sie haben selbstverständlich auch das Recht, sich an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde, das jeweilige Landesamt für Datenschutzaufsicht, zu wenden.

Sofern Sie eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen wollen, so wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern.

8. Bin ich zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?

Die Verarbeitung Ihrer Daten ist zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie eine etwaige Einstellung erforderlich. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, können Sie nicht an unserem Bewerbungsverfahren teilnehmen. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich und stellt eine nebenvertragliche Pflicht des Beschäftigten dar. Sofern wir die erforderlichen Daten nicht erhalten, ist die Durchführung des Arbeitsverhältnisses mit Ihnen nicht möglich.

9. Zuständige Aufsichtsbehörde

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

Promenade 18
91522 Ansbach
Tel.: 0981 180093-0
Fax: 0981 180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

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